近年来，机关单位普遍加强了针对计算机网络的保密管理，涉密人员网络信息安全意识和保密技术常识明显增强。然而，与此同时，一些涉密人员却忽略了办公室的安全保密工作，认为办公室环境相对封闭，存放涉密文件资料相对安全，放松了警惕。殊不知，正是这种错误认识的存在，导致了窃密泄密案件的发生。
信访信中的涉密文件从何而来？
2014年1月，某地有关部门接到通报，在群众信访来信中发现1份与其信访事项相关的秘密级文件复印件，虽然文件编号有被涂抹的痕迹，但仍然可辨。经核实，该文件系发放至某市属单位信访部门的涉密文件。
文件从何而来？调查后，办案人员厘清了事件的来龙去脉。
1月3日，某市属单位信访部门工作人员取回上述涉密文件后，经办公室主任孙某签批，报局长张某审阅。1月6日，办公室文秘佟某将文件送给张某，由于张某的办公室总是有很多上访人员进出，佟某未能及时将文件送达，就拿回放在了自己的办公桌上。期间，佟某多次离开办公室维持信访秩序，都未锁门。上访人员杜某趁佟某办公室无人之际将上述文件拿出，阅读并复印3份，随后将原件放回原位。
此后，杜某将复印件交给上访人员谷某，委托他邮寄给相关部门。谷某称，在邮寄称重过程中信件散落在地上，他看到了复印件，觉得好奇就又复印了1份。另外，上访人员孙某也复印了1份。案件发生后，有关部门将上访人员手中持有的涉密文件进行了回收销毁，给予负有直接责任的佟某行政警告处分并调离工作岗位，给予负有领导责任的张某行政警告处分，对主管副局长白某通报批评，对办公室主任孙某通报批评并调离该单位信访部门。
办公室不是保险柜
诚然，办公室相对于其他外部区域，尤其是单位以外的区域而言，封闭性和安全性更强。但这种安全性和封闭性并不是绝对的，尤其是那些与外部人员经常接触的部门。一些机关单位工作人员放松了保密弦，没有对涉密文件资料按照保密管理要求进行严格管理，使之处于失控状态。分析近年来发生在办公室内的窃密泄密案件，主要有以下两个方面的原因：
一是部分涉密人员保密意识不强且存在不良工作习惯。一些机关单位工作人员想当然地将办公室当做绝对安全的场所，视为涉密载体的“保险柜”，不采取任何防范措施，随意摆放涉密载体，导致涉密文件事实上处于失控状态。本案中，佟某离开办公室没有锁门，给上访人员窃取涉密文件以可乘之机。此后，涉密文件已经被杜某、谷某多次复印，泄密结果已经发生，但由于杜某复制后又将涉密文件放回了原处，佟某始终没有察觉，导致文件泄露后未能及时采取补救措施，知悉范围进一步扩大。
此案并非个案。2011年5月至6月间，某县人大常委会办公室文件管理员刀某先后从县委办、县政府领取多份涉密文件，因单位领导外出，刀某便将文件摆放在办公桌上。待刀某准备将文件送领导签阅时，发现涉密文件已下落不明。后经多方查找，仍未找到。又如，2005年，某县信访部门收到市信访部门密传的1份机密级文件，当文件传阅至朱某时，正遇有人上访，朱某便随手将文件放在接待室的桌子上，离开接待室接访，造成了国家秘密的泄露。
二是办公室环境安全隐患突出。存放、保管涉密载体的办公场所，其安全性、封闭性必须满足一定的标准，能够防止盗窃、窥视和破坏行为的发生。以保密要害部门部位为例，不仅应当满足“三铁一器”的基本要求，还应当限制非涉密人员的进出。以本案为例，信访部门长期面对大量群众来访，接触人员复杂，极易出现场面混乱的情况。因此，行政相对人进入办公场所，拿走涉密文件、损坏涉密载体等情况在此类部门时有发生，更要高度防范，绝不能有一丝马虎。此外，还要适时对存放、保管涉密载体办公室的安全情况进行检查，一旦出现问题，应及时采取补救措施，减少损失。
